Behöver du hjälp?

Behandlingen av personuppgifter för jobbsökande

Vilka personuppgifter behandlas och hur samlas de in?

Om du ansöker om jobb eller praktik hos Kivra behandlar vi de uppgifter som du delger oss i din ansökan samt under rekryteringsprocessen. Uppgifterna omfattar ditt namn, adress, personnummer, kontaktuppgifter (e-postadress och telefonnummer), betyg, referenser, intyg och andra uppgifter du delger oss i ansökan (såsom i ditt CV, personliga brev och vid eventuell intervju).

De personuppgifter som behandlas samlas in direkt från dig själv i de fall du kontaktar Kivra direkt, ansöker internt eller via vår webbplats, eller genom att använda en tredje part, t.ex. LinkedIn. Vi kan även komma att samla in data från tredje part, som dina referenspersoner, LinkedIn och via andra offentliga källor. Uppgifterna kan även komma att samlas in via ett rekryteringsbolag om Kivra samarbetar med ett sådant i den specifika rekryteringen.

I vissa fall kan befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella jobbsökande och lägga till personuppgifter om dessa personer. I de fall detta görs kommer den potentiella jobbsökande att informeras om behandlingen.

Ändamål och rättslig grund för behandling av dina personuppgifter?

Våra rättsliga grunder för behandlingen av personuppgifter avseende dig som är jobbsökande hos oss är våra berättigade intressen att kunna ta del av din ansökan och genomföra rekryteringsprocessen för den tjänst du sökt hos oss, ditt samtycke (i tillämpliga fall) samt för att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra och/eller dina rättigheter enligt arbetsrätten såsom om vi skulle bli föremål för anspråk enligt arbetsrättslig lagstiftning.

Med stöd av vårt berättigade intresse behandlas dina personuppgifter för ändamålen att:

  • gå igenom dina ansökningshandlingar (såsom CV, personligt brev, intyg och betyg)
  • bedöma hur väl din ansökan matchar utlyst tjänst och göra överväganden i förhållande till andra kandidaters ansökningar utifrån kompetens, meriter, erfarenhet och studieresultat
  • administrera rekryteringsprocessen såsom för att kalla dig till intervju, ge dig ett anställningserbjudande eller meddela att du tyvärr inte har fått tjänsten.

Med stöd av ditt samtycke behandlas dina personuppgifter för ändamålen att spara dina uppgifter och kontakta dig vid eventuella framtida rekryteringsprocesser som kan vara av intresse för dig.

Med stöd av Kivras rättsliga förpliktelser kan dina personuppgifter även behandlas i syfte att säkerställa att Kivra iakttar dina rättigheter och de skyldigheter som Kivra har enligt lag och kollektivavtal såsom icke-diskriminering enligt diskriminerings-och föräldraledighetslagen, företrädesrätt enligt LAS och regler om förhandlingsskyldighet enligt MBL.

Var behandlas dina personuppgifter?

Kivras behandling av dina personuppgifter sker både inom och utom EU/EES. I de fall Kivra använder en underleverantör med etablering i ett land utanför EU/EES vidtar Kivra alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Vilka har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer aldrig att säljas. Dina personuppgifter kommer inte heller att vidareförmedlas eller på annat sätt användas för andra syften än de som vi informerar dig om ovan.

Endast sådana personer som behöver ha tillgång har det

Kivra vidtar alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå. Detta gäller såväl internt på Kivra som vid överföring av dina personuppgifter till eller delning av uppgifter med sådana utvalda tredje parter som Kivra samarbetar med. Endast personer som behöver behandla dina personuppgifter i enlighet med ändamålen som beskrivs ovan har tillgång till dina personuppgifter, såsom rekryterande chef, ansvarig rekryterare eller motsvarande

Kivras underleverantörer samt bolag i samma koncern som Kivra

Andra bolag inom samma koncern som Kivra och av Kivra anlitade underbiträden kan komma att ta del av dina personuppgifter för behandling enligt de ovan angivna ändamålen. Kivra är ansvarig för att all sådan eventuell behandling av dina personuppgifter som genomförs av sådan tredje part sker enligt dataskyddslagstiftningen och endast för de ändamål som vi informerar dig om ovan.

Myndigheter (såsom Diskrimineringsombudsmannen och Datainspektionen)

Kivra kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.

Hur länge lagrar vi uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter under den tid det är nödvändigt för de ändamål som specificerats ovan. När de gäller den del av vår behandling av dina personuppgifter som grundar sig på vårt berättigade intresse behandlar vi som huvudregel inte dina personuppgifter efter avslutad rekryteringsprocess. Dina personuppgifter tas bort såvida vi inte anser det vara nödvändigt att spara information om ditt rekryteringsärende i syfte att kunna ta tillvara våra rättigheter enligt lag och försvara oss vid eventuellt rättsligt anspråk. I ett sådant läge begränsar vi vår behandling till vad som tillåts enligt tillämplig lagstiftning och raderar personuppgifterna så snart det aktuella ändamålet upphört. Om vi kommer överens med dig om att vi får spara dina personuppgifter för eventuella framtida rekryteringar sparar vi dem så länge du samtycker till det eller vårt ändamål har upphört.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är: namn, e-postadress, telefonnummer, personnummer, IP-adress och kontonummer.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som sker i samband med att du söker jobb hos oss och/eller deltar i en rekryteringsprocess är:
Kivra AB (org. nr. 556840-2266)
Vattugatan 17,111 52 Stockholm, Sverige
Mail: privacy@kivra.com

Kivras dataskyddsteam & DPO?

Alla Kivras anställda har grundläggande kunskaper om dataskydd och vi har ett dedikerat dataskyddsteam som särskilt fokuserar på att se till att vi behandlar dina personuppgifter på rätt sätt. Kivra har även ett externt Dataskyddsombud (DPO) som kontrollerar att vi följer dataskyddsförordningen. Kivras DPO heter Sofia Bruno (advokat på Gro Advokatbyrå). Kivras dataskyddsteam och DPO kan nås via mail: privacy@kivra.com. Om du vill ha direktkontakt med DPO, vänligen skriv “DPO” i ämnesraden.

Vilka är dina rättigheter?

Du är alltid välkommen att kontakta Kivra per mail: privacy@kivra.com eller telefon: 077-045 70 00 vid frågor om personuppgiftsbehandlingen eller om du vill göra någon av dina rättigheter gällande enligt följande:

  • Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Informationen är gratis och du kan själv enkelt ta fram ett registerutdrag i inloggat läge i Kivra. Om du föredrar att få informationen på annat sätt kommer den skickas krypterat via e-post eller till din folkbokföringsadress utan onödigt dröjsmål (inom en månad). Om vi av någon anledning inte kan ge dig den information du efterfrågar har vi en skyldighet att motivera det för dig.
  • Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter. Det är viktigt att de uppgifter vi behandlar om dig är korrekta. Om du byter telefonnummer, e- postadress och annan kontaktinformation eller upptäcker att uppgifter vi har om dig är felaktiga eller icke-kompletta har du rätt att begära att vi korrigerar det. Enklast gör du det själv inloggad i Kivra under inställningar.
  • Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter (rätt att ”bli glömd”) om uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte som de samlades in för. Det kan dock finnas förpliktelser för Kivra – både avtalsmässigt och rättsligt – som hindrar oss från att omedelbart radera delar av dina personuppgifter (se här avsnittet angående lagring). Kivra behandlar inte dina personuppgifter med stöd av ett samtycke och du kan därför inte begära radering genom att återkalla ditt samtycke. Om du vill att dina uppgifter raderas behöver du först avsluta ditt konto hos Kivra. Kivra kommer därefter att ta bort alla uppgifter om dig som vi kan ta bort, inom de tidsramar som framgår ovan. De övriga personuppgifter som vi är skyldiga att spara enligt lag och andra förpliktelser ser vi till att spärra så att de endast kan användas för sådana specifika syften.
  • Du har i vissa situationer rätt att begära att vi tillfälligt begränsar behandlingen av dina personuppgifter . Detta kan ske exempelvis om du har begärt rättelse av dina personuppgifter och det tar tid för oss att tillmötesgå din begäran. I ett sådant fall kan personuppgifterna begränsas under tiden vi hanterar ärendet.
  • Rätt att få ut uppgifter i maskinläsbart format. Du har rätt att få ut de personuppgifter som Kivra behandlar om dig i maskinläsbart format. Om det är tekniskt möjligt, vilket avgörs av Kivra, har du även möjlighet att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig. Detta kan exempelvis ske om en användare av Kivra vill byta till en annan tjänst liknande Kivras.
  • Du har rätt att göra invändningar mot sådana aktiviteter som vi utför med dina personuppgifter som har stöd i en så kallad intresseavvägning (se ovan vilka behandlingar som kan vara aktuella för dig). Specificera för oss vilka behandlingar du invänder mot i din begäran.

Vart vänder du dig om du har klagomål?

Om du anser att Kivra behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning vill vi såklart att du berättar det för oss genom att skriva till privacy@kivra.com. Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen. För mer information se Datainspektionens hemsida www.datainspektionen.se.

Vi använder cookies för att webbplatsen ska fungera så bra som möjligt för dig. Genom att besöka vår webbplats godkänner du att vi använder cookies.

OK!